Е. Ваньшева: Ольга Михайловна, как Вы поняли для себя необходимость внедрения ЛИМС? Как на это решились и что сподвигло Вас?
О.М. Шипицына: Идея о внедрении ЛИМС у меня возникла в процессе обмена опытом с коллегами на профессиональных конференциях, где они рассказывали о своей лабораторной практике с применением ЛИМС и делились конкретными данными: насколько у них сократилось время на оформление протоколов, как снизилось количество ошибок и упростилась подготовка к аккредитации и как с помощью ЛИМС можно значительно облегчить рутинные процессы.
Окончательно решение мною было принято по итогам комплексного анализа. С одной стороны, опиралась на опыт внедрения ЛИМС других лабораторий, с другой стороны, наш внутренний аудит выявил собственные «узкие места»: растущую нагрузку на персонал лаборатории и высокие риски, связанные с человеческим фактором при ручной обработке данных.
Е. Ваньшев: Как обосновали руководителю необходимость внедрения ЛИМС, какие именно обоснования предоставили?
О.М. Шипицына: В нашем случае обоснование необходимости внедрения ЛИМС не потребовалось, так как ООО «Агро Эксперт Групп», наш учредитель, в лице директора по развитию Агаповой Ольги Олеговны уже активно рассматривала возможность цифровизации лабораторных процессов и хорошо понимала, что в условиях ограниченного штата и большого объёма задач, ручное ведение журналов и сложные расчёты занимают много времени и приводят к рискам ошибок при переносе данных. Это, в свою очередь, влияет на достоверность результатов.
Мы просто сошлись во мнении, что ЛИМС — не просто как программа (для учета лабораторных данных), а стратегический инструмент, который поможет системно решить накопившиеся проблемы и вывести лабораторную деятельность на качественно новый уровень управляемости, точности и эффективности. Так что решение приняли коллегиально — все «звёзды сошлись».
Е. Ваньшева: Почему в итоге выбрали «Аврору-ИТ»? Что стало ключевым фактором: цена, функционал, отзывы, опыт внедрения?
О.М. Шипицына: Выбор Авроры-ИТ в качестве поставщика ЛИМС для нашей лаборатории был обусловлен несколькими важными факторами, которые сыграли ключевую роль на каждом этапе принятия решения.
Мы оценили опыт компании «Аврора-ИТ», мы услышали положительные отзывы и рекомендации от коллег из лабораторий, работающих с «Авророй-ИТ», которые подтвердили надёжность поставщика и высокий уровень оказываемых услуг. Для нас был организован Авророй референс визит в лабораторию, где нам продемонстрировали систему ЛИМС в действии, что значительно снизило риски выбираемого решения.
И конечно, функционал ЛИМС полностью соответствовал нашим техническим требованиям. Система позволяла автоматизировать все основные процессы лаборатории — от регистрации и идентификации образцов до формирования всевозможных отчетов. Это дало нам уверенность, что ЛИМС закроет все потребности в нашей работе и будет способствовать повышению точности и прозрачности.
В итоге «Аврора-ИТ» предложила комплексное и оптимальное решение, которое подходило именно нам по всем критериям: опыту, отзывам и стоимости.
Е. Ваньшева: Давайте поговорим о самом болезненном – об изменениях для сотрудников. Как Вы сообщили своей команде специалистов в лаборатории о внедрении ЛИМС? Как отнеслись сотрудники к нововведению? Как Вы мотивировали сотрудников не бояться этих новшеств?
О.М. Шипицына: Этот этап, которого боятся многие, у нас прошел достаточно гладко. Почти все сотрудники приняли это нововведение с интересом. Я сообщила команде о предстоящем внедрении ЛИМС как о новом инструменте, который призван облегчить их труд, а не усложнить его. Ключевым моментом стало вовлечение инженеров лаборатории в процесс на самых ранних этапах. Они активно участвовали в создании технического задания и в обсуждении логики процессов. А дальше уже мы самостоятельно заполняли систему лабораторными данными. Мои коллеги видели, что их мнение так же важно, что система ЛИМС создается и настраивается именно под наши нужды.
Этот проект стал для всех нас мощным толчком к профессиональному развитию, расширил границы наших профессиональных знаний и позволил всем почувствовать своё непосредственное участие в улучшении рабочих процессов в лаборатории.
Е. Ваньшева: Так как Вы аккредитованы в Росаккредитации и в АЦЦ Аналитика, то интересен опыт прохождения процедур аккредитации, как вы доказываете, что ЛИМС бесшовно интегрирован в вашу СМК? Можно ли выделить часто задаваемые вопросы, интересующие экспертов?
О.М. Шипицына: Нам наличие ЛИМС не просто облегчает прохождение аккредитации — оно меняет сам характер диалога с экспертом, переходя от формальной защиты своих документов к активной демонстрации возможностей системы. Мы показываем, как в ЛИМС реализуются процессы СМК.
На проверках мы демонстрируем, как система контролирует сроки годности реактивов, как отслеживается статус оборудования, как ведётся ВЛК. Эксперты видят, что данные хранятся централизованно и не могут быть изменены «задним числом», все действия протоколируются (кто, когда, что сделал), а отчёты формируются автоматически, без ручного ввода.
Эксперт может запросить любое испытание, скажем, за прошлый год. В течение минуты мы не просто находим бумажный протокол, а показываем в системе всю его «цифровую биографию» - кто и когда принял заявку, какая проба, с каким уникальным штрих-кодом была присвоена, кто именно из испытателей, на каком оборудовании (с актуальным статусом поверки) проводил измерения, все первичные данные и расчеты, включая автоматически рассчитанные показатели повторяемости и воспроизводимости, кто проверил и утвердил результат.
Аккредитация проходит успешно, реакция экспертов Росаккредитации крайне положительная. Эксперты проявляют интерес к использованию ЛИМС систем.
Конкретных примеров вопросов, которые задают эксперты я не приведу, но интерес у эксперта Аналитики при инспекционном контроле вызвал модуль ВЛК, который полностью соответствует требованиям РМГ-76 (от формул до формирования отчетных форм по оперативному контролю, по периодической проверке подконтрольности процедур, по регистрации данных для построения контрольных карт Шухарта и результатов интерпретации данных контрольных карт).
Нами было успешно все продемонстрировано, так все данные ВЛК существует в базе ЛИМС и есть возможность выборки и формирование отчета за любой период.
Еще один важный момент – это управление оборудованием, его обслуживанием. Журнал техобслуживания ИО, СИ создан для каждой позиции оборудования, используемого при выполнении того или иного измерения и если оборудование в поверке, или не проведено что то из ТО, или оборудование в ремонте, то ЛИМС автоматически меняет статус оборудования из «в эксплуатации» на статус «не в эксплуатации» и испытатель не может его выбрать для проведения испытаний для пробы. Таким образом риска достоверности результата испытаний, связанного с ненадлежащим использованием оборудования нет совсем.
Е. Ваньшева: Ольга Михайловна, Вы упомянули документацию. Много ли пришлось менять в системе менеджмента качества? Потребовалось ли полностью переписывать инструкции, и если да, то кто этим занимался – ваши специалисты?
О.М. Шипицына: Мы внесли изменения в документацию по СМК. В Руководстве по качеству указали, что ЛИМС — часть системы менеджмента. В документированных процедурах описали, как система поддерживает требования ГОСТ ISO/IEC 17025‑2019. Добавили ссылки на инструкции от «Авроры- ИТ» для конкретных модулей.
В процессах СМК ничего не менялось, ведь СМК создана для соответствия требованиям ГОСТ ISO МЭК 17025-2019. Но документированные процедуры и инструкции пришлось актуализировать: добавили разделы о работе с ЛИМС, описали новые шаблоны отчётов, прописали алгоритмы действий в системе — например, как зарегистрировать образец или сформировать протокол. Вместо описаний ручных операций появились сценарии работы в ЛИМС, были введены новые роли (администратор ЛИМС, аналитик) с чёткими полномочиями. Мы прописали интеграцию ЛИМС с приборами и др..
Работа шла поэтапно: сначала проанализировали текущие процессы, затем спроектировали новые с участием лаборантов и инженеров, после чего протестировали их в системе ЛИМС. В процессе обнаружили скрытые операции, устранили избыточные ручные проверки (около 20–30 %) и внедрили новые инструменты вроде цифровых чек‑листов для аудитов.
Работу вели совместно своим коллективом – обсуждали «удобные» сценарии работы, настраивали систему под эти сценарии, а я координировала процесс и следила за соответствием стандартам. Это нормальная практика для аккредитованных лабораторий — СМК должна жить и развиваться.
В итоге получили актуализированные инструкции, которые отражают реальные цифровые процессы, понятны сотрудникам и удовлетворяют требованиям аудиторов. Теперь при вопросах экспертов мы демонстрируем работу системы вживую — например, показываем автоматический расчёт сроков годности реактивов и отчёты о списании, что наглядно подтверждает интеграцию СМК и ЛИМС.
Е. Ваньшева: Был ли период, когда приходилось вести параллельный учет: и в старых журналах, и в системе ЛИМС? Если да, как долго он длился и как команда пережила эту двойную нагрузку?
О.М. Шипицына: Период параллельного учета, конечно, был, и это действительно был непростой этап. Первые 3-4 месяца мы сознательно шли на двойную работу: данные вносились и в ЛИМС, и в традиционные бумажные журналы. Это создавало дополнительную нагрузку на команду, но мы рассматривали это как необходимую страховочную меру.
Мы справлялись за счет понимания, что это временная мера. Когда сотрудники начали убеждаться, что в ЛИМС все данные сохраняются, а поиск и отчетность занимают секунды, они сами стали инициаторами полного перехода на ЛИМС.
От журналов мы начали отказываться поэтапно: сначала от регистрации проб, потом от подготовки, и в последнюю очередь — от журналов испытаний и ВЛК. И примерно через полгода необходимость в дублировании отпала сама собой.
Е. Ваньшева: Лаборатория работает круглосуточно, с большим количеством сотрудников, и у каждого могут возникать проблемы или вопросы по работе с системой. Как Вы организовали взаимодействие по сопровождению во время внедрения, чтобы оперативно решать вопросы со службой техподдержки?
О.М. Шипицына: Период внедрения ЛИМС сопровождается неизбежными вопросами со стороны сотрудников, особенно в лаборатории, работающей круглосуточно. Для организации поддержки сотрудников внутри лаборатории мы создали команду для обмена информацией, ввели в практику регулярные оперативные совещания, где обсуждали возникающие сложности. Такое взаимодействие способствовало созданию атмосферы сотрудничества и открытости, где каждый сотрудник чувствовал свою роль и ответственность за успех проекта.
Я понимала, что необходимо организовать и взаимодействия со службой технического сопровождения команды Авроры-ИТ. И на время внедрения ЛИМС я сама взяла на себя роль главного связующего звена между нашей лабораторией и технической поддержки команды Авроры-ИТ. Это позволило обеспечивать не только оперативное решение технических и организационных вопросов, но и постоянное погружение в работу системы – мне хотелось самой полностью понимать все нюансы в работе системы, чтобы оперативно помогать своим коллегам и больше вселять уверенность в новом инструменте.
Е. Ваньшева: Если сейчас бы стартовали (оглядываясь назад), что бы Вы сделали по-другому сейчас? Какой самый ценный совет Вы могли бы дать коллегам, которые только думают о внедрении ЛИМС?
О.М. Шипицына: Скорее всего, я ничего не стала бы менять, так как Авророй-ИТ было создано очень хорошее техническое решение для нашей лаборатории и наш совместный проект, наша ЛИМС получилась ОЧЕНЬ КРУТОЙ!!
Совет всем: ничего не бойтесь и смело внедряйте цифровизацию в жизнь вашей лаборатории!!!
